Algemene voorwaarden zijn nog vaak een product van veel knippen en plakken. Dat is zonde, want algemene voorwaarden kunnen het visitekaartje van je bedrijf zijn. Zij kunnen helaas ook een zorgvuldig opgebouwde reputatie verwoesten. Cruyff zei het al eens over Italianen (“zij kunnen niet van jou winnen, maar jij kunt wel van hen verliezen”): algemene voorwaarden zullen klanten niet lokken, maar zij kunnen klanten wel afschrikken.
Denk bijvoorbeeld aan een internetbedrijf dat zich als hip & happening presenteert in de taal van nu en dan een set algemene voorwaarden in taai juristenproza over de klant uitstort. En het hoeft allemaal niet moeilijk. Coolblue laat bijvoorbeeld zien dat algemene voorwaarden prima in toegankelijke taal geschreven kunnen worden.
Ook de inhoud van de algemene voorwaarden is geregeld een uitdaging. Om die reden geef ik in dit artikel 10 tips bij het opstellen en omgaan met algemene voorwaarden. Open deuren? Ja. Nodig? Ja.
De 10 tips voor het opstellen van goede algemene voorwaarden:
Tip 1. Vind jij het leuk teksten te lezen die als één brei doorlopen? Waarschijnlijk niet. Doe dat ook de lezer van je algemene voorwaarden niet aan. Korte zinnen leveren pure magie.
Tip 2. Bij juridisch professionals “wordt” altijd een heleboel. Passiviteit lijkt wel eens niet alleen de aard van het beestje, maar ook de aard van de taal. De actieve rede leest veel prettiger. Dat scheelt ook de nodige woorden.
Tip 3. Juridisch professionals hebben de neiging cryptisch te schrijven en veel in jargon te praten. Begrijpt het lezerspubliek dat? Nee! Terwijl dat wel de doelgroep is. Schrijf dus in toegankelijk en begrijpelijk Nederlands.
Voorbeeldje:
NIET: Met betrekking tot het onderwerp de algemene voorwaarden betreffende werd mij door X verzocht aan u mede te delen, hoe deze op uw contractuele relatie met uw afnemer van toepassing kunnen worden verklaard.
WEL: X vroeg mij jullie te vertellen, hoe je zorgt dat jouw klant aan jouw algemene voorwaarden gebonden raakt.
Tip 4. Bekijk wat je grootste risico’s van je bedrijf zijn en richt daar je algemene voorwaarden op in. Regel vooral geen dingen die toch nooit gaan gebeuren. Denk eens aan de volgende evergreen in algemene voorwaarden: “Wij zijn niet aansprakelijk in geval van overmacht. Als overmacht geldt (…) sluiting van het Suez-kanaal.”
Deze bepaling is heel nuttig, als je een rederij bent die het Suez-kanaal moet gebruiken om de spullen op tijd bij de klant te bezorgen. Als je business coach of ICT-dienstverlener bent, zal het je doorgaans worst zijn of het Suez-kanaal open is of niet. Dan is het juist van belang dat je server het blijft doen en dat je niet aansprakelijk bent, als het internet eruit ligt. Breng in kaart wat de grootste risico’s voor je bedrijf zijn en neem daar bepalingen voor op.
Tip 5. Kijk wel of je niet meer belooft dan je wettelijk hoeft. Een coach, consultant of andere opdrachtnemer hoeft geen resultaat te garanderen. Beloven dat je je best doet, is genoeg. En benoem ook dat jouw klant hoofdverantwoordelijk is voor het goede resultaat: zonder zijn/haar inspanningen wordt het gewenste resultaat niet bereikt.
Tip 6. Haal geen aansprakelijkheid naar binnen. De belofte dat de klant na het volgen van jouw coaching het aankomende boekjaar een omzet van € 100.000,- gaat halen en dat je anders het cursusgeld terugbetaalt, kan je veel meer kosten dan het cursusgeld. De klant kan je namelijk aan je belofte houden en vorderen dat je alles wat hij/zij tekort komt ten opzichte van die € 100.000,- moet bijbetalen. Waarschijnlijk dekt geen verzekering zo’n vrijwillig naar binnen getrokken schade.
Tip 7. Zo’n verzekering is geen verkeerd idee. Denk aan een goede beroepsaansprakelijkheidsverzekering om de onvermijdelijke fouten (Murphy’s wet is alom tegenwoordig) te laten landen, zonder dat je bedrijf kapot gaat.
Tip 8. Jij bent de eigenaar van jouw ideeën, en niemand anders. Schrijf dat ook op in je algemene voorwaarden om te voorkomen dat iemand jouw bedrijf kopieert en er mooie sier mee maakt.
Maar omgekeerd ook: gebruik altijd rechtenvrije (!) foto’s, anders krijg je de eigenaar van de foto achter je aan. De kosten van zo’n inbreuk kunnen oplopen. En je jat iemand anders werk, ook niet fijn. Als je andermans teksten gebruikt, altijd met bronvermelding. Daarmee kun je direct ook je eigen belezenheid en ideeën showen.
Tip 9. Beding dat Nederlands recht van toepassing is en de Nederlandse rechter bevoegd is. Dit helpt als je met buitenlandse klanten te maken krijgt of zelf in het buitenland gaat wonen.
Tip 10. Eigenlijk regel 1: zorg dat je algemene voorwaarden van toepassing worden. Klant gesproken? Gelijk een bevestigingsmailtje erachteraan waarin je de tarieven bevestigt (of de offerte op schrift herhaalt) en verwijst naar je algemene voorwaarden (“Op mijn diensten zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing. De door u gehanteerde algemene voorwaarden gelden niet.“). De pro voegt de algemene voorwaarden als pdf-bestand bij. De legend voegt ze bij en schrijft in de offerte/opdrachtbevestiging de tekst “Deze zijn gepubliceerd op: [URL]” of maakt van de woorden een deeplink (klikken is klaar)!
Hulp nodig bij je algemene voorwaarden?
Deze bovengenoemde 10 tips zijn natuurlijk nog maar het topje van de ijsberg, dus schroom niet contact met ons op te nemen voor het opstellen of screenen van je algemene voorwaarden. Want hier geldt echt: voorkomen is beter dan genezen!