Een mooie set algemene voorwaarden is prachtig en zorgt voor juridische bescherming. Als de voorwaarden niet van toepassing worden en blijven op de overeenkomst, heb je helaas niets aan de algemene voorwaarden. In dit stappenplan wordt toegelicht hoe algemene voorwaarden van toepassing worden en blijven.
De stappen kort:
- Verwijs in de offerte naar de eigen algemene voorwaarden en verwijs naar het webadres waar ze gepubliceerd zijn. Dit kan in de tekst boven de handtekening en in de voettekst. Tekst: “Op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, die u vindt op [URL]. Door u gebruikte algemene voorwaarden zijn niet van toepassing.”
- Neem de zin op dat de algemene voorwaarden van de klant niet van toepassing zijn. Dit moet in de tekst boven de handtekening.
- Zorg dat de algemene voorwaarden beschikbaar komen. In ieder geval door in de offerte te verwijzen naar het webadres waar de algemene voorwaarden zijn gepubliceerd, maar nog idealer door ze bij te voegen.
De stappen uitgewerkt:
- Hoe worden ze van toepassing?
Algemene voorwaarden worden van toepassing door er in de offerte naar te verwijzen. Doe dat met de zin “Op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, die u vindt op [URL]. Door u gebruikte algemene voorwaarden zijn niet van toepassing.”
Een extra veiligheid bouwen we in door in de voettekst van het briefpapier de volgende zin op te nemen: “Op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.” Als je internationaal zaken doet, kan daaraan worden toegevoegd: “Deze algemene voorwaarden bevatten een rechtskeuze voor Nederlands recht en bepalen dat de Nederlandse rechter bevoegd is.”
Onvoldoende is alleen maar het bijvoegen van de algemene voorwaarden of weten dat ze op de website staan zonder ernaar te verwijzen. Het moet de klant duidelijk gemaakt worden dat de algemene voorwaarden zijn bedongen.
- Wat nu als de klant ook verwijst naar algemene voorwaarden?
Het komt geregeld voor, zeker bij grote professionele opdrachtgevers, dat de klant ook verwijst naar algemene voorwaarden. Dit kunnen inkoopvoorwaarden zijn of onderaannemingsvoorwaarden. In dat geval moet worden bekeken, welke set algemene voorwaarden van toepassing is. De wet is hier duidelijk over: de in tijd tweede verwijzing delft het onderspit, tenzij de algemene voorwaarden uit de eerste verwijzing uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Als in de uitnodiging tot het doen van een offerte (ook wel: offerteaanvraag, request for proposal (RFP) of request for quotation (RFQ) genaamd) een verwijzing naar inkoopvoorwaarden staat, gaat deze voor een latere verwijzing in de offerte. Om de inkoopvoorwaarden toch verworpen te krijgen, moet in de offerte boven de handtekening de zin worden geplaatst “Door u gebruikte algemene voorwaarden zijn niet van toepassing”. Dit kan niet in de voettekst van het briefpapier en ook niet in de algemene voorwaarden zelf.
Als de klant aangeeft ook jouw algemene voorwaarden niet te accepteren, is een impasse bereikt. In dat geval moet onderhandeld worden over de voorwaarden die in ieder geval onderdeel van de overeenkomst worden.
- Van toepassing blijven van de algemene voorwaarden: terbeschikkingstelling
Naast het bedingen van de algemene voorwaarden moet ook gezorgd worden dat de algemene voorwaarden beschikbaar worden gesteld. Dat kan door de algemene voorwaarden fysiek (in geprinte vorm) aan de offerte te hechten. Ook kan het door de algemene voorwaarden op de (eigen) website te publiceren en in de offerte een duidelijke verwijzing naar de website te plaatsen. Idealiter is dat het adres waar direct de algemene voorwaarden te zien zijn, maar de rechtspraak neemt ook een verwijzing naar de homepage aan, als maar niet te vaak moet worden doorgeklikt naar de pagina waar de algemene voorwaarden zijn gepubliceerd. Vaker dan drie keer klikken is uit den boze. Een colofon onderaan de website, waar onder meer een aanklikbare verwijzing naar de algemene voorwaarden staat, wordt voldoende geacht.
Als je meer wilt weten over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden, hulp wilt hebben bij het opstellen van algemene voorwaarden of met een situatie zit waarin de algemene voorwaarden niet goed van toepassing zijn geworden, neem dan contact op met de advocaten van fL advocaten of de juristen van facily LAW juristen.