Het is een bron van ergernis voor iedere ondernemer die last heeft van onbetaalde facturen. Niet zelden krijgen wij te horen “ik heb al drie herinneringen verstuurd en ontelbare keren gebeld”. De betreffende factuur staat inmiddels al een forse tijd open en met een beetje pech is de btw daarvan al betaald. Dikwijls wordt dan ook gevraagd na hoeveel tijd een incassoprocedure gestart mag worden.
Het antwoord hierop is eigenlijk heel simpel. Op een factuur staat een betalingstermijn vermeld. Dit is een fatale termijn. Indien de debiteur niet binnen de betalingstermijn voor betaling van de factuur zorgdraagt, verkeert de debiteur in beginsel in verzuim. Om een incassotraject op te starten is het niet nodig dat je eerst een ingebrekestelling aan de debiteur verstuurt.
Daarbij komt dat er geen verplichting bestaat om een bepaald aantal herinneringen of aanmaningen aan de debiteur te versturen. In principe zou je meteen na de vervaldatum van de factuur al een incassotraject kunnen starten. Wij raden altijd wel aan minimaal één herinnering aan de debiteur te sturen voordat je het incassotraject uit handen geeft.
Is de debiteur een consument?
Indien de debiteur een consument is en jij een bedrijf bent, dient de debiteur er door een “veertiendagenbrief” op te worden gewezen dat in het geval betaling niet binnen de gestelde termijn gedaan wordt, de vordering met de buitengerechtelijke incassokosten zal worden verhoogd. De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten dient ook in deze veertiendagenbrief te worden vermeld, zodat de consument weet waar hij aan toe is bij het onbetaald laten van de factuur. Pas na het verstrijken van de termijn in deze veertiendagenbrief, mogen de buitengerechtelijke incassokosten bij deze debiteur in rekening worden gebracht. Het versturen van een veertiendagenbrief, indien dit vereist is, is onderdeel van ons incassotraject.
Maar wat is dan het incassotraject dat facily LAW volgt?
Een incassotraject is de buitengerechtelijke fase waarin de debiteur wordt aangeschreven om tot betaling van de vordering over te gaan. Deze fase wordt buitengerechtelijke fase genoemd, omdat in deze fase nog geen sprake is van het naar de rechter gaan.
In de buitengerechtelijke fase wordt de debiteur in gebreke gesteld en aangespoord om voor betaling van de vordering zorg te dragen. Bij het uitblijven van de betaling binnen de gestelde termijn, wordt het incassotraject voortgezet. Dit doen we door bijvoorbeeld het sturen van sommatiebrieven. Ook het treffen van een betalingsregeling of een minnelijke regeling valt onder het buitengerechtelijk traject.
In de wet is opgenomen dat de debiteur de kosten verbonden aan de maatregelen in de buitengerechtelijke fase dient te betalen. De hoogte van deze zogenoemde incassokosten is afhankelijk van de hoogte van de openstaande vordering. Daarnaast wordt ook de rente over de vordering berekend en bij de debiteur in rekening gebracht.
Tijdens het gehele incassotraject word je van de ontwikkelingen op de hoogte gehouden. Zo word je onder andere geïnformeerd over door de debiteur voorgestelde betalingsvoorstellen. Mocht je tijdens het incassotraject vragen hebben, dan kun je gerust telefonisch contact met ons opnemen.
Incasso via een minnelijke weg is vaak beter voor het behoud van de klantrelatie en brengt minder kosten met zich mee dan gerechtelijke incasso.
Hoe kan ik zo’n incassotraject laten starten bij facily LAW?
Nieuwe incasso-opdrachten kunnen via onze clientportal aan ons toegezonden worden, door daar alle gegevens in te voeren, bestanden te uploaden en aan ons te verzenden. Zodra wij deze gegevens hebben ontvangen, maken wij een incasso-dossier aan. Na een korte beoordeling van de toegezonden stukken, bekijken wij de haalbaarheid en treden wij met jou in contact.
Documenten uploaden in nieuwe dossiers die wij voor jou gaan behandelen, kan pas nadat wij voor jou een account hebben aangemaakt in de clientportal. Als je openstaande vorderingen of onbetaalde facturen hebt en je wilt een account aan laten maken zodat wij het incassotraject voor je kunnen starten, neem dan contact met ons op via incasso@facilylaw.com of 085 2 10 11 12.