Iedere ondernemer heeft er wel eens mee te maken gehad: werknemers met een flink aantal niet opgenomen vakantiedagen, vooral als ze langdurig ziek zijn. Dan komt vaak de vraag op: kunnen die vakantiedagen vervallen zonder dat de werknemer er gebruik van heeft gemaakt? Het antwoord is: nee, niet zonder toestemming van je werknemer. En dat kan behoorlijk wat verwarring opleveren!
In deze publicatie leggen we je uit waarom vakantiedagen niet zomaar vervallen, hoe dit juridisch in elkaar zit, en wat je als werkgever kunt doen om dit slim en correct aan te pakken.
Vakantiedagen: Een basisrecht voor werknemers
Allereerst is het belangrijk om te weten dat vakantiedagen geen luxe zijn, maar een recht. Volgens de wet heeft iedere werknemer recht op een bepaald aantal vakantiedagen per jaar, afhankelijk van het aantal gewerkte uren. Voor een fulltime werknemer gaat het meestal om vier keer het aantal gewerkte dagen per week, dus dat komt neer op minimaal 20 vakantiedagen per jaar (zie ook artikel 7:634 lid 1 BW).
En die dagen zijn er niet zomaar om “weg te geven” of om te vergeten. Ze dienen om werknemers de kans te geven om uit te rusten en op te laden. En juist daarom kunnen vakantiedagen niet zomaar vervallen, zeker niet bij ziekte.
Langdurige ziekte: Wat gebeurt er met de vakantiedagen?
Een situatie die veel ondernemers ingewikkeld vinden, is wat er gebeurt met vakantiedagen van werknemers die langdurig ziek zijn. Want als iemand lange tijd afwezig is, stapelen die dagen zich wel op. Veel ondernemers vragen zich af: “Moeten we die vakantiedagen dan allemaal uitbetalen?”
Het antwoord is: ja, vakantiedagen die tijdens ziekte worden opgebouwd, blijven geldig. Ook als een werknemer twee jaar ziek is geweest en vervolgens uit dienst treedt, heeft die persoon nog steeds recht op de opgebouwde vakantiedagen. Volgens rechtspraak vervallen vakantiedagen pas als de werknemer expliciet instemt met het vervallen ervan.
Vervallen vakantiedagen: Alleen met instemming van de werknemer
Wat houdt dit nu precies in? Het is simpel: als een werknemer langdurig ziek is geweest en je als werkgever wil dat opgebouwde vakantiedagen vervallen, dan moet je dat altijd met de werknemer bespreken. Je kunt als werkgever niet eenzijdig beslissen dat vakantiedagen die niet zijn opgenomen, zomaar verdwijnen.
Zo oordeelde ook de Hoge Raad op 17 november 2023. Wat was in die specifieke zaak aan de hand? De werknemer had in december 2017 – nog voordat hij ziek werd – vakantie aangevraagd voor de periode mei en juni 2018. Deze vakantie was door de werkgever goedgekeurd. In januari 2018 meldde de werknemer zich ziek. Ondanks zijn arbeidsongeschiktheid is de werknemer toch op vakantie gegaan, overigens met goedkeuring van de bedrijfsarts. De werkgever heeft dan ook 29 vakantiedagen afgeschreven. De werknemer vorderde deze 29 vakantiedagen terug, omdat hij ziek was tijdens zijn vakantie. De werkgever voerde aan dat de werknemer toestemming had gegeven voor het afboeken van de vakantiedagen. Werkgever en werknemer belandden in een procedure, tot aan de Hoge Raad aan toe.
Wat zegt de wet hierover: artikel 7:638 lid 8 BW bepaalt dat ziektedagen tijdens een vastgestelde vakantie niet als vakantiedagen gelden, tenzij de werknemer hiermee instemt. Als de werknemer ziek wordt voordat de vakantie begint, behoudt hij het recht om die vakantiedagen op een later moment te gebruiken, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.
De Hoge Raad oordeelde dat een werkgever alleen vakantiedagen mag afboeken als de werknemer daarmee expliciet instemt. In dit geval kon de werkgever niet aannemen dat de werknemer toestemming had gegeven voor het afboeken van de vakantiedagen, omdat er geen duidelijke, bewuste instemming was vastgelegd. Zelfs het mondeling melden van de werknemer dat hij op vakantie wilde gaan, was volgens de Hoge Raad niet voldoende om te concluderen dat hij akkoord ging met het afschrijven van de dagen. De Hoge Raad bekrachtigde daarmee dat een werknemer, ook tijdens ziekte, vakantiedagen niet zomaar kan kwijtraken zonder duidelijke en schriftelijke toestemming.
Het is dus van cruciaal belang dat er duidelijke en schriftelijke afspraken worden gemaakt als ziektedagen als vakantiedagen moeten gelden. Zonder de expliciete instemming van de werknemer, kan deze zijn vakantiedagen dus behouden of terugeisen.
Hoe zit het met ziektedagen en vakantiedagen?
Een vraag die we vaak krijgen, is of ziektedagen kunnen worden omgezet in vakantiedagen. Het antwoord is ook weer: alleen als de werknemer daarmee akkoord gaat. Veel ondernemers maken de fout om te denken dat ziektedagen automatisch worden afgeboekt als vakantiedagen, maar dit is niet toegestaan zonder expliciete toestemming van de werknemer. Zie ook de uitspraak van de Hoge Raad hiervoor.
Wat betekent dit voor jou als ondernemer?
Als ondernemer betekent dit dat je zorgvuldig moet omgaan met het opnemen en vervallen van vakantiedagen, vooral bij langdurige ziekte. Het is belangrijk om regelmatig met je werknemers in gesprek te blijven, zeker als het gaat om hun rechten op vakantiedagen.
Hier zijn een paar praktische tips:
- Wees transparant: Zorg dat je werknemers altijd op de hoogte zijn van hun openstaande vakantiedagen en bespreek samen hoe deze kunnen worden opgenomen.
- Documenteer alles: Wanneer je met een werknemer afspraken maakt over het laten vervallen van vakantiedagen, zorg dan dat dit altijd schriftelijk wordt vastgelegd. Zo voorkom je misverstanden en mogelijke juridische problemen.
- Houd de balans in de gaten: Blijf het vakantiedagensaldo van je werknemers goed bijhouden. Zo kom je niet voor verrassingen te staan, vooral niet bij ziekte.
- Wees proactief: Stimuleer werknemers om hun vakantiedagen op te nemen, ook tijdens ziekte. Dit kan in overleg, afhankelijk van wat mogelijk is tijdens hun herstel.
Recentelijke rechtspraak: Een wake-up call voor werkgevers
Er zijn de laatste jaren enkele interessante uitspraken gedaan door rechters over het recht op vakantiedagen bij ziekte, waaronder de hiervoor aangehaalde uitspraak van de Hoge Raad. Wat in deze uitspraken steeds duidelijk naar voren komt, is dat werkgevers niet zomaar kunnen beslissen dat vakantiedagen vervallen. Telkens weer wordt benadrukt dat werkgevers verplicht zijn om vakantiedagen uit te betalen, ook als een werknemer na langdurige ziekte uit dienst gaat, tenzij de werknemer expliciet akkoord is gegaan met het vervallen ervan. Dit betekent dat je als werkgever goed moet opletten en altijd schriftelijke instemming moet vragen als je vakantiedagen wil laten vervallen.
Deze uitspraken onderstrepen nogmaals het belang van duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer. Als hier geen helderheid over is, kan dat in een later stadium voor juridische problemen zorgen.
En wat als je werknemer niet akkoord gaat?
Als je werknemer niet akkoord gaat met het laten vervallen van vakantiedagen, dan moet je ze dus uitbetalen. Dit kan een flinke kostenpost zijn, vooral als het om een stuwmeer aan dagen gaat. Het is daarom verstandig om dit onderwerp tijdig met je werknemers te bespreken en te voorkomen dat vakantiedagen zich opstapelen.
Conclusie: Blijf in gesprek en voorkom verrassingen
Vakantiedagen zijn een belangrijk recht voor werknemers, en vooral bij ziekte moeten werkgevers hier zorgvuldig mee omgaan. Zorg dat je regelmatig met je werknemers in gesprek blijft en duidelijke afspraken maakt over het opnemen en vervallen van vakantiedagen.
En als je twijfel hebt over hoe jij zo’n zaak moet aanpakken, of vragen naar aanleiding van het bovenstaande, zijn de arbeidsrechtspecialisten van facily LAW er voor jou om je te helpen. Vakantiedagen zijn een complex onderwerp, maar met de juiste kennis en begeleiding voorkom je gedoe achteraf. Heb je nog vragen over vakantiedagen of andere arbeidsrechtelijke kwesties? Of wil je gewoon eens sparren over hoe jij dit het beste kunt aanpakken binnen jouw bedrijf? Neem gerust contact met ons op. Bij facily LAW helpen we je graag verder met duidelijke en praktische oplossingen, zodat jij je kunt focussen op waar je goed in bent: ondernemen!