Wanneer komt een vaststellingsovereenkomst tot stand? Is dat op het moment dat je alle afspraken in een vaststellingsovereenkomst vastlegt en beide partijen daaronder hun handtekening zetten? Nee, dat hoeft niet altijd zo te zijn.
Een vaststellingsovereenkomst bindt partijen ter beëindiging of ter voorkoming van onzekerheid of geschil omtrent hetgeen tussen hen wettelijk geldt en komt tot stand door een beslissing die partijen gezamenlijk (eventueel met behulp van een onafhankelijke bemiddelaar, zoals een mediator) nemen. Partijen moeten dus gezamenlijk achter de beslissing staan. Een overeenkomst komt immers volgens de wet tot stand door aanbod en aanvaarding en kan dus mondeling tot stand komen. Je kan daardoor wel een behoorlijke uitdaging krijgen als er bewijs van de afspraken geleverd moet worden.
Op het bovenstaande bestaat wel een uitzondering: de vaststellingsovereenkomst in het arbeidsrecht (de beëindigingsovereenkomst). Een vereiste bij dit soort vaststellingsovereenkomsten is namelijk dat deze schriftelijkworden overeengekomen. Dus kom je mondeling afspraken met elkaar overeen, dan is het belangrijk om daarna nog even schriftelijk te bevestigen dat overeenstemming bereikt is.
Sluit je een vaststellingsovereenkomst in een niet-arbeidsrechtelijke zaak, dan geldt niet per sé het vereiste dat de afspraken op schrift gezet worden, maar het is natuurlijk wel aan te bevelen. Het belangrijkste in dit soort zaken is de totstandkoming door aanbod en aanvaarding.
Dat ondervond onlangs ook een cliënt van ons kantoor. Cliënt x had een geschil met haar opdrachtgever y. Opdrachtgever y vond dat cliënt x de werkzaamheden niet naar tevredenheid had uitgevoerd. Ter verdere escalatie van het geschil en beëindiging van de overeenkomst, hebben partijen over en weer afspraken met elkaar gemaakt via de e-mail. Zo zou cliënt x haar spullen bij opdrachtgever y ophalen en opdrachtgever y zou de openstaande facturen voldoen. Over en weer was daarna verder niets meer te vorderen. Cliënt x haalde haar spullen op, maar opdrachtgever y weigerde vervolgens alsnog voor betaling van de openstaande facturen zorg te dragen en haalde wederom aan dat de werkzaamheden niet naar tevredenheid waren uitgevoerd. In de ogen van cliënt x was er een vaststellingsovereenkomst tot stand gekomen ter beëindiging van het geschil over het niet naar tevredenheid uitvoeren van de werkzaamheden. Een van de afspraken in deze vaststellingsovereenkomst was, dat opdrachtgever y de facturen zou voldoen.
In arbeidsrechtelijke kwestie oordeelde de rechtbank Zeeland-West Brabant op 31 juli 2023 op een soortgelijke wijze. Ook daar was over en weer gemaild over afspraken en over een laatste kwestie wat partijen verdeeld hield, werd uiteindelijk in de mailwisseling overeenstemming bereikt. Ondanks dat de afspraken daarna in een apart document (een aparte beëindigings-/vaststellingsovereenkomst) waren vervat en vervolgens niet door beide partijen werd ondertekend, was volgens de rechter wel aan het schriftelijkheidsvereiste van artikel 7:670b lid 1 BW voldaan. Er was dus op basis van de mailwisseling en de daarin gemaakte afspraken over en weer overeenstemming en dus een vaststellingsovereenkomst tot stand gekomen.
Heb jij ter beëindiging van een geschil een mailwisseling met jouw wederpartij gevoerd, maar twijfel je over het feit of er nu een vaststellingsovereenkomst is ontstaan, of dat je de afspraken toch nog in een apart document moet vervatten, welk document gezamenlijk moet worden ondertekend? Laat onze specialisten daar dan even naar kijken.
Mogelijk heb je na het lezen van dit artikel nog de vraag hoe het met cliënt x en opdrachtgever y is afgelopen. Omdat opdrachtgever y haar verplichtingen niet is nagekomen (namelijk zorgen dat de openstaande factuur betaald wordt), is deze inmiddels in rechte betrokken. Cliënt x had via de mail de onderhandelingen gevoerd en de afspraken zijn duidelijk per mail over en weer bevestigd. Het bewijs dat er een vaststellingsovereenkomst tot stand is gekomen, kan dus eenvoudig geleverd worden. De procedure loopt nog bij de rechter.