De meeste ondernemers lopen er weleens tegenaan: een factuur blijft onbetaald. Je hebt werkzaamheden verricht, producten geleverd of personeel geleverd en na het versturen van de factuur wordt deze niet betaald. Je neemt hierover contact op met je klant en in sommige gevallen krijg je de ene smoes na de andere. Je bent van mening dat je een goede verstandhouding met je klant moet blijven houden en probeert uit alle macht met je klant in contact te blijven. In bijna alle gevallen draait het erop uit dat er niet meer gereageerd wordt op brieven en e-mails en blijven telefoontjes onbeantwoord. Je goede klant is ineens wanbetaler.
Ondanks alles denk je nog steeds dat je een goede verstandhouding met je klant moet blijven behouden, maar in je frustratie over de onbetaalde factuur begin je aan verschillende manieren te denken om die factuur toch betaald te krijgen. Had je niet nog een neef van het formaatje Amerikaanse koelkast? Die kan dan vast wel een keer met je mee om je klant te overtuigen toch te betalen! Gelukkig blijft het bij die gedachte en breng je jezelf niet in de problemen door die gedachte ten uitvoer te brengen. Maar de onbetaalde factuur blijft wel aan je knagen. Tijd om je vordering ter incasso uit handen te geven.
Hoe verloopt een incassoprocedure?
In december 2019 startten wij al een aparte incasso-afdeling op binnen facily LAW juristen en mediators, nu bij de diverse franchisenemers van facily LAW steeds meer vragen binnenkwamen over hoe om te gaan met debiteuren en hulp bij het incasso-traject. Hoe pakken wij nu zo’n incasso-traject aan? In de eerste plaats zal er contact opgenomen worden met de debiteur. Wij doen dit altijd per e-mail of per brief, waarin we ons voorstellen aan jouw debiteur en dan ook vragen de factuur te voldoen. Daarbij geven wij aan wat de gevolgen zijn als de factuur onbetaald blijft. Tevens laten we weten dat er over dat betreffende dossier alleen nog maar contact met ons opgenomen moet worden, en niet meer met jou. Dit voorkomt dat jij een minder fijn gesprek gaat krijgen met die debiteur. En mocht hij je toch ineens gaan bellen of mailen, dan kun je doorverwijzen naar onze medewerkers of behandelend jurist, zodat wij in jouw dossier contact onderhouden met de debiteur en waarbij alle gesprekken en e-mails vastgelegd worden in het door ons opgebouwde dossier.
Vaak is een eerste brief al voldoende om de openstaande vordering alsnog geïncasseerd te krijgen; wij incasseren jouw vordering en jij bent van je hoofdpijn en frustraties af.
Mocht het nu zo zijn dat ook wij geen reactie krijgen van de debiteur, dan gaan we door met de verdere procedure. Die procedure bestaat uit een aantal vervolgstappen en zou uiteindelijk kunnen leiden tot een rechtszaak. Onze ervaring is echter dat de debiteur, voordat het komt tot een rechtszaak, toch overgaat tot betalen in het buitengerechtelijk (minnelijk) traject. Het is duidelijk dat de werkzaamheden op de factuur uitgevoerd zijn of het product geleverd is. Een debiteur zit waarschijnlijk niet te wachten op de bijkomende kosten van een dure rechtszaak, welke kosten hij dan ook nog moet gaan betalen.
In sommige gevallen kan een debiteur vragen om een betalingsregeling te treffen. Wij zullen dan in overleg met jou kijken of dit een goede optie is en of we hierin tot een regeling kunnen komen, waarin zowel jij als de debiteur zich kunnen vinden. Wij maken hiervoor een overeenkomst op, waarin de gemaakte afspraken staan en wat de gevolgen zijn indien de afspraken uit de overeenkomst geschonden worden.
Wat kost dat nu, zo’n incasso-traject?
In het minnelijk traject kost het je nog niets, wij verhalen dan onze kosten op de debiteur. Als wij in dat traject jouw vordering incasseren, krijg jij het bedrag van jouw onbetaalde factuur direct door ons doorgestort, nadat wij het ontvangen hebben.
Mocht het onverhoopt toch zover komen dat we jouw vordering voor moeten leggen aan een rechter, dan krijg je te maken met extra kosten als deurwaarderskosten en griffierecht die je vooraf moet voldoen, maar die wij uiteraard ook op de debiteur proberen te verhalen. Voordat wij overgaan in een gerechtelijk traject nemen we vanzelfsprekend eerst contact met je op en zullen de kosten met je bespreken. Ook zullen we dan de haalbaarheid van een procedure met je bespreken en je stap voor stap uitleggen wat de procedure inhoudt en je adviseren over wat wel en vooral niet te doen. We zullen je in ieder geval afraden alsnog je neef te bellen!
De goede verstandhouding met mijn debiteur zal wel weg zijn na het nemen van incassomaatregelen!
Dit hoeft niet per definitie zo te zijn. Wij verliezen jouw belangen niet uit het oog en blijven in jouw dossier in contact met de debiteur. Wij zullen ons dan ook tot het uiterste inspannen om gezamenlijk tot een oplossing te komen. Vanaf de eerste aanmaningsbrief tot het eventueel executeren van een gerechtelijk vonnis zullen wij jou ontzorgen en houden daarbij jouw belangen en het maatschappelijk verantwoord incasseren in het oog, waarbij het uitgangspunt is en blijft dat jij jouw onbetaalde factuur betaald krijgt. Ook vorderingen boven de € 25.000,00 die niet aan de kantonrechter voorgelegd mogen worden, kunnen wij in behandeling nemen omdat wij die direct voor kunnen leggen bij de advocaten van fL advocaten. Hierdoor blijven de lijnen kort en hebben zowel jij als de debiteur direct contact met de behandelend jurist of advocaat zonder tussenliggende partijen.
Heb je vragen over hoe wij je kunnen helpen met een debiteur of wil je direct een onbetaalde factuur uit handen geven? Je kunt contact opnemen met de incasso-afdeling van facily LAW via e-mail incasso@facilylaw.com, of door telefonisch met de incassoprofessionals van facily LAW te schakelen via telefoonnummer 085 – 2 10 11 12.
Debiteuren kunnen ons op maandag-, dinsdag– en donderdagochtend bereiken op 085 – 2 10 13 14, of een mail sturen naar incasso@facilylaw.com.