Sinds een aantal jaren heeft social media een enorme vlucht gevonden. Veel mensen en bedrijven zijn heel actief op social media. De een zoekt daar verbinding met mensen met dezelfde interesses, de ander zoekt naar verloren gewaande familieleden en vrienden, en weer een ander gebruikt het om zijn frustraties te uiten.
Bedrijven daarentegen hebben social media ontdekt als het platform om hun producten aan te bieden. Dat heeft een grote hoeveelheid aan informatie in de openbaarheid gebracht waarbij niet iedereen volledig doordrongen is van de gevolgen daarvan.
Wel is duidelijk dat het taalgebruik of de verwijzingen naar bijvoorbeeld werkgevers niet altijd goed uitpakt. Wij krijgen dan ook veelvuldig in onze praktijk de vraag hoe om te gaan met berichten op social media, als daaruit bijvoorbeeld blijkt dat de medewerker toch niet ziek is, of dat de medewerker zich wel heel negatief over de werkgever uitlaat. En hoe verhoudt dat zich met de privacyregels? In dit stuk nemen wij aan de hand van een aantal voorbeelden uit onze praktijk jullie mee met wat je als werkgever – maar ook als werknemer – kunt met dat soort berichten.
Social media en de NVP-sollicitatiecode
Als een kandidaat op een vacature solliciteert, dan kan een werkgever natuurlijk op internet al heel veel vinden over een kandidaat. Het is mogelijk dat daar zelfs conclusies uit worden getrokken. De NVP-sollicitatiecode is helder in de mogelijkheden daarvoor: zoeken mag, maar wees open en eerlijk met bronvermelding waar je iets hebt gevonden. Laat de kandidaat ook uitleg geven indien dat noodzakelijk is.
Zo heeft het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een zaak behandeld van een man die solliciteerde op een functie, maar waar hij uiteindelijk niet is aangenomen omdat de werkgever op internet allemaal uitingen in het verleden aantrof. Het gerechtshof heeft in dat arrest aangegeven dat het verleden niet altijd iemand mag achtervolgen, maar de werkgever moet zelf de keuze maken of iemand wel of niet geschikt is. Tja, die afweging is soms moeilijk als een kandidaat wel goed overkomt, binnen het team zou passen maar net dat smetje heeft van (lang geleden) geposte uitingen…
Uitingen over collega’s of werkgever op social media
Natuurlijk vinden er op het werk altijd wel eens incidenten plaats die partijen boos maken. De werknemer gaat stampvoetend naar huis en de werkgever en de manager blijven boos achter. Als het goed is, gaan de betrokken partijen later met elkaar in gesprek en kunnen ze verder.
Maar als de boosheid diep zit, en bij thuiskomst de werkgever op social media zwart wordt gemaakt, wat dan? Nou, dan moet de werknemer toch wel oppassen als dat zwartmaken de werkgever kan schaden. Natuurlijk moet de werkgever wel proportionele maatregelen nemen en kan niet per definitie naar het middel ontslag op staande voet worden gegrepen. Maar als de schade groot is of het bericht al een eigen leven is gaan leiden, dan is ontslag niet meer ver weg.
Dat geldt ook in het geval van een ruzie tussen collega’s, waarbij de naam van het bedrijf genoemd wordt. De werkgever moet in dat geval ingrijpen en met beide collega’s in gesprek gaan. De werkgever kan daarbij gebruik maken van zijn recht op instructie als het de naam van het bedrijf schaadt. En wellicht kan de werkgever ook bemiddelen in het oplossen van de strijd tussen de collega’s. Zondermeer ligt hier wel een actieve rol van de werkgever; die mag zeker niet onderschat worden.
Aanprijzen van producten op social media
Hoe vaak komt het voor dat werknemers naast hun baan bij de baas producten aanbieden; producten die ze thuis hebben liggen en waarvan ze af willen. Geen probleem. Maar wat als op social media opeens producten worden aangeboden die de werkgever ook aanbiedt? Producten van een concurrent? Of misschien zelfs gestolen producten van de werkgever zelf?
In dat geval moet de werkgever onderzoek doen naar de herkomst en onderzoek doen naar wat er in de arbeidsovereenkomst is opgenomen over nevenwerkzaamheden.
Als de producten afkomstig zijn van diefstal uit het eigen bedrijf, dan is het gevolg natuurlijk evident: ontslag op staande voet en verhalen van de schade inclusief het verkregen voordeel van de verkoop.
Als de producten afkomstig zijn van een concurrerende partij, is het wel lastiger. Zeker als er niets in de arbeidsovereenkomst is opgenomen over nevenwerkzaamheden. In de coronatijd zijn veel mensen een webshop begonnen, terwijl zij nog een baan hebben. Dit zijn webshops die niet zelf producten inkopen en verkopen, maar als een tussenhandel fungeren tussen een buitenlandse aanbieder en de consument. In wezen kunnen zij dan directe concurrenten zijn van de eigen werkgever. Maar is dat voldoende om de arbeidsovereenkomst te laten eindigen? Om die vraag te beantwoorden moet er grondig gekeken worden naar de afspraken in de arbeidsovereenkomst. Helaas moet de conclusie getrokken worden dat het niet altijd een gelopen race voor de werkgever is.
Functieomschrijving op social media
Heel veel mensen profileren zich op bijvoorbeeld LinkedIn met de juiste functiebeschrijving ervan. Maar wij hebben in onze praktijk ook voorbeelden gezien waarvan de werkgever zelf niet eens wist dat die functie kon bestaan en al helemaal niet in zijn bedrijf. Als het gaat om bijvoorbeeld een glazenwasser die omschrijft dat hij “een ervaren gevelacrobaat met een trekker en spons” is, is er natuurlijk niet veel aan de hand. Maar als een werknemer zich profileert als een persoon met volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid binnen de werkgever, dan kan er natuurlijk wel schade ontstaan. Want stel dat hij de werkgever bindt in een overeenkomst, omdat de andere partij ervan uit mocht gaan dat hij met een handelingsbevoegd persoon te maken had, dan hang je als werkgever. Het is dan ook zinvol van tijd tot tijd te kijken naar de functiebeschrijvingen van de werknemers. Maar doe dat in alle openheid en samen met de werknemer, omdat je ook nog privacyregels in ogenschouw moet nemen. Ga niet zomaar in de “privéwereld” van de werknemer grasduinen. Dan loop je weer tegen andere problemen aan.
Bewijs middels social media
Via-via krijg je een tip dat een werknemer die arbeidsongeschikt is om te werken, er wel een heel actief leven op nahoudt. Feesten, bungyjumpen, wintersport, noem maar op, alles is te vinden op social media. Wat doe je dan?
Je mag deze beelden natuurlijk gebruiken in het gesprek met de werknemer. Immers, jij bent ze op het spoor gekomen via een tip en de werknemer heeft ze zelf online geplaatst. De werknemer moet zich wel te allen tijde kunnen verdedigen. Soms zijn de beelden zo overduidelijk dat er geen verdediging mogelijk is. Maar je hebt de werknemer wel de mogelijkheid geboden. Wij hebben in het verleden al meerdere malen met succes een beëindiging van de arbeidsovereenkomst bij de rechter erdoor gekregen, waarbij de uitingen op social media als ondersteunend bewijs golden. Wat daarin wel meetelde in de boordeling van de rechter was het feit dat de werknemer in de gelegenheid was gesteld zich te verdedigen.
We kunnen nog wel even doorgaan met het aanhalen van voorbeelden die wij in onze praktijk tegenkomen. Maar elk voorbeeld laat wel zien dat er een aantal basisregels betracht moeten worden alvorens er tot een arbeidsrechtelijke sanctie of gevolg kan worden overgegaan. En helaas weten wij uit de praktijk dat de basisregels niet altijd geregeld waren. Met alle gevolgen van dien.
Een social media protocol
Natuurlijk moeten er in de arbeidsovereenkomst zaken als geheimhouding en nevenactiviteiten beschreven zijn. Dat ondervangt al een deel van de problemen.
Maar nog belangrijker is een social media protocol binnen het bedrijf af te spreken. In dat protocol zijn dan zaken beschreven, zoals uitingen die de werkgever raken, instructierecht, nevenfunctie bij webverkoop enz. Natuurlijk staat in het protocol ook de privacy van de werknemer goed omschreven, zodat ook de werknemer rechten hieraan kan ontlenen.
Daarnaast regelt het social media protocol hoe de procedure is als er wel conflicten ontstaan en hoever de instructierechten van de werkgever gaan.
Het is dan ook zinvol om eens met de specialisten van facily LAW over het social media protocol te spreken en hoe je dat in jouw bedrijf kunt implementeren. Onze specialisten houden ook altijd rekening met de privacyvoorschriften en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
En ben jij een werknemer die een probleem krijgt met de werkgever over uitingen die je gedaan hebt op social media, dan ben jij ook bij ons aan het goede adres. Onze specialisten helpen je dan graag weer op weg.