Inklokken
Inklokken lijkt zo’n oud systeem: de kartonnen prikkaart die in een analoge klok moest worden gestopt, die ramde er een tijdstempel op en de kaart ging in een rekje. Wie kent die oude beelden nog van vervlogen tijden. Maar er zijn van die oude systemen nog steeds meerdere in gebruik. Toegegeven, het sterft uit omdat er moderne systemen bestaan. Heel geavanceerde systemen met dito technieken om de tijd in het salarispakket te schrijven.
Maar let wel op. Hoe geavanceerd de systemen zijn, soms zijn er beperkingen in het gebruik. Zo is een vingerprint nog steeds een middel dat niet echt door de autoriteit persoonsgegevens (AP) wordt gedragen. Systemen die wel goed de tijden vastleggen maar geen biometrische gegevens hoeven vast te leggen, zijn de meest veilige systemen. Of een systeem dat werkt met het opstarten van de pc of laptop. Die hebben dan weer andere uitdagingen, maar voor de AP wel het meest voor de hand liggend.
Waarom inklokken?
Sinds een uitspraak van het Europese Hof uit 2019 is het voor alle bedrijven verplicht de werktijden van werknemers goed vast te leggen. De Nederlandse arbeidsinspectie controleert hier op. Als de tijden, inclusief rusttijden niet goed worden vastgelegd, kunnen er boetes opgelegd worden.
Waar komt deze uitspraak vandaan? De uitspraak is het gevolg van een zaak die was aangespannen door een vakbond in Spanje. In Spanje wordt 53,7 procent van de gemaakte overuren in bedrijven niet geregistreerd, waardoor werknemers daar geen bewijs voor hebben en hun rechten niet kunnen claimen. Deze zaak in Spanje is dus tot aan het Europese hof doorgeprocedeerd.
Arbeidstijdenwet
In Nederland kennen we al jaren de arbeidstijdenwet. Die wet regelt, kort gezegd, het aantal uren dat iemand per dag, per week en per maand mag werken. Om daarop controle te houden moeten bedrijven de tijden goed vastleggen. Zoals gezegd, controleert de Nederlandse arbeidsinspectie of de uren goed worden vastgelegd.
De tijdregistratie moet deugdelijk zijn om de uren te kunnen controleren. Een standaard begin- en eindtijd in een Excel lijstje opnemen is onvoldoende. Het moet nauwkeuriger.
Zo moet een werknemer de begintijd noteren, de start- en eindtijd van een pauze en een eindtijd van het werk. Die registratie moet het bedrijf dan op haarbeurt weer vastleggen zodat de controle uitgevoerd kan worden. In beginsel moet de werkgever de controle uitvoeren om te zorgen dat medewerkers zich aan de arbeidstijden houden. Ook moet de werkgever controleren of het aantal uren in combinatie met een andere werkgever niet te veel wordt. Over dit laatste hebben wij al eerder een publicatie geschreven, lees die hier.
Welk systeem voor inklokken
Hoe en welk systeem gebruikt wordt, wordt niet in de wet bepaald. Maar bij de controle wordt wel gekeken hoe het systeem werkt en of het accuraat genoeg is. En dat risico ligt geheel bij de werkgever.
Maar welk systeem dan wel? Het is goed voordat je een dergelijk systeem gaat gebruiken, je goed te informeren welke systemen er zijn. Hoe ze werken en wat ze vragen van de medewerker. Of ze fraude gevoelig zijn (collega kan uitklokken) en of ze ook daadwerkelijk alles goed vastleggen (inloggen op PC of laptop en de medewerker kijkt tijdens de pauze op een nieuwssite, met als gevolg dat het systeem de tijd laat doorlopen).
Een andere risico met het systeem van inloggen is een recente uitspraak van een Nederlandse rechter. De medewerker in die zaak moest 10 minuten eerder op het werk zijn om in te loggen in de pc. De werkgever wilde namelijk dat zijn werknemer bij de formele aanvang van de werktijd ook daadwerkelijk kon beginnen met de werkzaamheden. De medewerker stelde dat dit dan ook als werktijd moet worden gezien en de rechter ging daarin mee.
Inklokken: een puzzel?
Is het een puzzel? Ja en nee. Als je goed in kaart hebt gebracht wat je wil vastleggen en wat van toepassing is binnen jouw bedrijf, dan zijn er passende systemen te verzinnen. En als je een systeem gekozen hebt, eventueel na afstemming met de ondernemingsraad, dan zijn het reglement en de instructies voor de werknemers ook goed op te zetten.
De experts binnen facily LAW kunnen je hierbij goed ondersteunen en het proces begeleiden. Neem eens met hen contact op om van gedachten te wisselen, dan heb je de basis goed liggen om verder te kunnen bouwen aan een solide systeem van inklokken.