Soms lijkt alles volgens het boekje te gaan. Een werknemer is langdurig ziek, het contract loopt ten einde, en de werkgever stuurt een aangetekende brief met daarin het formele ontslag. Handtekening bij verzending. Track & trace. Alles geregeld. Toch liep het voor een ziekenhuis in Overijssel heel anders af.
De brief – keurig aangetekend verzonden op 8 oktober 2024 – kwam nooit aan. PostNL liet geen bericht achter. Geen “u kunt uw post ophalen bij het servicepunt”. Niets. En dus haalde de werknemer de brief niet op. Resultaat: de ontslagdatum verstreek zonder dat de werknemer wist dat zij ontslagen was.
Toen het ziekenhuis meldde dat het dienstverband beëindigd was, was de verbazing groot. En de juridische strijd volgde. De rechter was helder: geen ontvangst, geen ontslag. De werknemer kreeg gelijk. En de werkgever? Die moest alsnog loon betalen én bleef zitten met alle juridische kosten. Zo werd een simpele aangetekende post een dure fout.
Aangetekende post? Geen garantie.
Veel werkgevers denken dat een aangetekende brief rechtszekerheid biedt. Maar de realiteit blijkt weerbarstig. PostNL bezorgt lang niet altijd aan huis. Afhaalberichten worden soms digitaal verzonden, of… helemaal niet. En als de brief niet wordt opgehaald, ontstaat een grijs gebied.
De uitspraak van de rechtbank Overijssel van 27 mei 2025 (ECLI:NL:RBOVE:2025:2927) maakt dat pijnlijk duidelijk. Volgens artikel 3:37 lid 3 BW geldt een verklaring pas als ontvangen als deze daadwerkelijk de geadresseerde bereikt. En in dit geval? Geen ontvangstbewijs. Geen bewijs dat er een brief op te halen was. Dus: geen rechtsgeldige opzegging.
De digitale schakel: beter dan aangetekende post
Wat had de werkgever beter kunnen doen? Eén extra handeling had alles kunnen veranderen: de ontslagbrief ook versturen via e-mail. Niet naar een vaag info@-adres, maar naar een e-mailadres waarvan bekend is dat de werknemer het actief gebruikt – bijvoorbeeld omdat er al eerder mee is gecommuniceerd.
Een e-mail biedt bewijs van verzending én van ontvangst, zeker met een leesbevestiging of reactie. Daarmee toon je aan dat je er alles aan hebt gedaan om de boodschap over te brengen. En dat is precies wat de rechter verlangt: een redelijke poging om de werknemer te bereiken.
Wat betekent dit voor de praktijk?
De uitspraak raakt alle werkgevers, maar vooral HR-afdelingen binnen het MKB. Want ook al lijkt “aangetekende post” een formele en veilige methode, het is juridisch geen garantie. De rechter kijkt niet naar het etiket “aangetekend”, maar naar de werkelijke ontvangst.
Wie vertrouwt op een enkele fysieke verzending, loopt risico. Want als de werknemer beweert niets ontvangen te hebben – en PostNL kan dat niet weerleggen – dan heb je als werkgever het nakijken. Letterlijk.
Praktische tips
- Verstuur belangrijke brieven altijd dubbel: zowel per aangetekende post als per e-mail.
- Gebruik een bekend e-mailadres van de werknemer – eentje waarop eerder contact is geweest.
- Overweeg in gevoelige dossiers verzending via deurwaarder of persoonlijke overhandiging.
- Documenteer elk contactmoment en bewaar verzend- en ontvangstbewijzen
Lessons learned: vertrouw niet blind op aangetekende post!
Het is verleidelijk te denken dat een aangetekende post genoeg is. Dat je daarmee “gedekt” bent. Maar de praktijk laat iets anders zien. In een wereld waarin papieren brieven steeds vaker zoekraken, is digitale communicatie de cruciale schakel geworden.
Aangetekende post mag dan ouderwets degelijk klinken, maar alleen een moderne aanpak voorkomt juridische valkuilen. Een mailtje extra kan het verschil maken tussen een rechtsgeldig ontslag en maandenlang doorbetalen.
Hulp nodig?
Bij ons kantoor begrijpen we de complexiteit van deze materie en de hoepels waar een werkgever doorheen moet springen om zijn dossier op orde te hebben. Daarom staan we klaar om jou te ondersteunen. Of het nu gaat om een quickscan van je casus, het opstellen van modelovereenkomsten, of een uitgebreide toetsing van arbeidsrelaties: wij helpen je graag. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.