Wanneer een klein foutje géén ontslaggrond is, maar wél laat zien hoe belangrijk een personeelsreglement eigenlijk is

Het komt vaker voor dan werkgevers lief is: een medewerker doet iets dat niet hoort, het levert irritatie op, misschien al langer. En dan volgt een impulsieve beslissing, vaak in de vorm van een ontslag op staande voet. Dat voelt begrijpelijk, zeker in kleinere bedrijven waar betrokkenheid groot is en emoties snel kunnen oplopen.

De uitspraak van de rechtbank Amsterdam:

Deze uitspraak van de rechtbank Amsterdam laat nogmaals scherp zien dat een rechter die impuls niet volgt, maar de werkgever juist stevig kan terugfluiten. Niet omdat de gedraging zelf ineens onschuldig is, maar omdat het fundament onder het ontslag ontbreekt: een helder, actueel en aantoonbaar gecommuniceerd personeelsreglement.

Deze uitspraak draait om een werknemer die lege statiegeldblikjes meenam. Lege blikjes welteverstaan. En ja, dat is juridisch mogelijk bagatel. Maar de kern van deze zaak gaat veel dieper dan die blikjes. Er was namelijk discussie over het meenemen van blikjes en flesjes en wat de interne regels waren over het meenemen van goederen van de opdrachtgever van de werkgever, en wat werknemers daarover wisten. Het werd namelijk allemaal pas ná het voorval bekendgemaakt via een WhatsApp-bericht. En precies daar gaat het mis voor de werkgever.

Het personeelsreglement: bestaat het wel?

Wanneer een werkgever iemand wil ontslaan vanwege schending van regels, dan moet hij wel kunnen aantonen dat die regels bestonden. Maar dan begint het pas. Regels moeten óók duidelijk, begrijpelijk, consequent toegepast én vooral aantoonbaar bekendgemaakt zijn. In deze zaak bleek er niets van dat alles. De rechter kon niet vaststellen welke regels bekend waren, of ze ooit actief zijn gecommuniceerd en of werknemers begrepen wat wel en niet werd toegestaan. Dat maakte het onmogelijk om een ontslag op staande voet te rechtvaardigen. En dan telt zelfs elk bedrag niet: als de basis ontbreekt, kan een werkgever niet optreden alsof er een streng beleid bestaat.

De kantonrechter legde daar nadrukkelijk de vinger op. Het personeelsreglement moet niet alleen bestaan, het moet léven in de organisatie. Het moet aansluiten bij de werkelijkheid, aangepast worden aan nieuwe situaties en, het allerbelangrijkste, werknemers moeten het kennen. In deze zaak ontbrak dat volledig. De werkgever beweerde dat er een verbod was op het meenemen van goederen van de opdrachtgever, maar kon niet laten zien hoe dat verbod ooit was gedeeld of uitgelegd. En dan is de juridische conclusie onvermijdelijk: zonder helder personeelsreglement is geen enkele sanctie op gedrag stevig te onderbouwen.

De relevantie hiervan voor werkgevers is groot. Regels over gedrag en functioneren kunnen het verschil maken tussen een juridisch houdbare disciplinaire maatregel en een dure verliespost. Een goed personeelsreglement is de basis waarop een veilige, duidelijke en voorspelbare werkomgeving rust. Het geeft richting aan werknemers, biedt houvast bij conflicten, beschermt werkgevers tegen willekeur en is een essentieel instrument bij iedere arbeidsrechtelijke ingreep. Maar dan moet het wel kloppen. Veel werkgevers hebben wel reglementen, maar die zijn gepubliceerd op een intranet zonder melding aan de werknemers, zijn jaren geleden geschreven en worden nooit geüpdatet. Of updates worden alleen per e-mail rondgestuurd, zonder uitleg, zonder bespreking, zonder vastlegging dat werknemers het hebben gezien. Juridisch telt dat allemaal nauwelijks mee.

Pas een personeelsreglement aan:

De uitspraak maakt duidelijk hoe belangrijk het is dat een personeelsreglement periodiek wordt herzien én besproken. Niet alleen bij nieuwe medewerkers, maar doorlopend. En niet als formaliteit, maar als onderdeel van de dagelijkse cultuur van het bedrijf. Het gaat over duidelijkheid, voorspelbaarheid en het voorkomen van willekeur. Want als werknemers niet weten wat het beleid is, kan een werkgever ook niet aantonen dat zij het bewust hebben overtreden. 

Het personeelsreglement onder de aandacht brengen: een praktijkvoorbeeld

Wij hebben een klant die dit uitstekend heeft ingericht. Iedere maand wordt een teamoverleg gehouden waarin telkens één onderdeel uit het personeelsreglement centraal staat. Denk aan onderwerpen zoals omgang met bedrijfseigendommen, hygiëne, toegang tot ruimtes, gebruik van apparatuur of gedrag tegenover collega’s. In dat overleg wordt het onderdeel uitgelegd, worden vragen gesteld én wordt samen besproken of het beleid nog klopt. Daarna wordt schriftelijk bevestigd dat het onderdeel besproken is. En werknemers krijgen actief de ruimte om aan te geven wat onduidelijk is of wat in de praktijk anders loopt dan op papier staat. Dit is niet alleen professioneel, maar ook juridisch goud waard.

Door beleid zó concreet onder de aandacht te brengen, wek je niet alleen bewustzijn, maar creëer je ook aantoonbaarheid. En die aantoonbaarheid is in het arbeidsrecht van enorme waarde. Een rechter vraagt bij ieder ontslag op staande voet: kende de werknemer het beleid, was het duidelijk en was het consequent toegepast? Bij deze klant is dat eenvoudig te onderbouwen. Bij de werkgever in het vonnis was dat onmogelijk.

Het personeelsreglement is dus niet alleen een document voor in de lade. Het is een voortlevend onderdeel van de bedrijfsvoering. Wie dat vergeet, loopt het risico dat rechters ingrijpen waar werkgevers dat niet verwachten. Dit vonnis laat dat opnieuw zien: het ging niet om de blikjes, maar om het ontbreken van helder beleid en het ontbreken van communicatie daarover. En dat maakt voor iedere werkgever duidelijk hoe belangrijk het is om dit wél goed op orde te hebben.

Laat ons jou ondersteunen bij het personeelsreglement

Neem met onze arbeidsrechtspecialisten contact op om jouw personeelsreglement te toetsen aan regelgeving en redelijkheid, maar ook hoe je op een juiste wijze de communicatie daaromtrent verankert in jouw organisatie. Want ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen. Want genezing kan een dure aangelegenheid worden, zoals blijkt uit de aangehaalde uitspraak.