Heb je de goede brief verstuurd? Het hoe en wat over de WIK-brief
De cruciale details van de WIK-brief: hoe recente jurisprudentie het mkb dwingt tot precisie
De effectieve incasso van openstaande vorderingen is een vitaal aspect van de financiële gezondheid van elke mkb-onderneming. Echter, de praktijk leert dat ondernemers in de vroege fase van het incassotraject – bij het versturen van de verplichte 14-dagenbrief (ook wel “WIK-brief” of “buitengerechtelijke incassofase”) – fundamentele fouten maken die hen het recht op vergoeding van incassokosten ontzeggen. Recente jurisprudentie onderstreept de strikte interpretatie van de Wet incassokosten (WIK), en dat noopt tot een herijking van de incassoprocedures.
De basis: de 14-dagentermijn
Voordat je aanspraak kunt maken op de wettelijk vastgestelde incassokosten, dien je de consument een schriftelijke aanmaning te sturen waarin deze een fatale termijn van 14 dagen wordt geboden om alsnog zonder kosten te betalen.
Voor consumenten is de eis kraakhelder: de termijn moet 14 dagen, te rekenen vanaf de dag nadat de brief bij de consument is bezorgd’ luiden. Een formulering als ‘binnen 14 dagen’ of 14 dagen na dagtekening’ is juridisch onvoldoende en leidt tot verlies van de incassokosten.
Voor B2B-relaties (mkb onderling) is de WIK-brief in beginsel niet verplicht, mits de betalingstermijn is verstreken. Echter, om de wettelijke incassokosten conform de WIK te kunnen vorderen, kan het in sommige gevallen raadzaam zijn de brief toch te versturen om juridische discussie te voorkomen.
Recente verzwaring van de eisen: de noodzaak van het exacte bedrag
De meest recente ontwikkelingen in de rechtspraak, met name vanuit kantonrechters, leggen een grotere nadruk op de precisie van het gevorderde bedrag in de WIK-brief. De aanmaning moet een debiteur – met name de consument – exact en onomstotelijk duidelijk maken welk bedrag men dient te voldoen om incassokosten te vermijden.
Kernpunten uit de rechtspraak:
- Geen marge: De aanmaning mag niet de indruk wekken dat er nog onderhandeling of discussie mogelijk is over het hoofdbedrag. Dit bedrag moet vaststaan.
- Specificatie van WIK-kosten: Het is essentieel dat de brief niet de hoogte van de incassokosten vermeldt die nu al verschuldigd zijn. De brief moet uitsluitend het hoofdbedrag noemen dat binnen de 14 dagen betaald moet worden. Pas ná het verstrijken van de termijn zónder betaling, worden de incassokosten gevorderd.
- Hoogte van de incassokosten: De brief moet wel de hoogte van de verschuldigde incassokosten (of de berekeningswijze) vermelden, indien de debiteur niet binnen de gestelde termijn betaalt.
Let op: indien je een lager bedrag dan het WIK-tarief vordert in de aanmaning, kun je nadien niet alsnog het hogere, wettelijke tarief vorderen. De aanmaning fixeert de hoogte van de kosten.
De gevolgen voor het mkb
Voor mkb-ondernemers is het van cruciaal belang de standaardtemplates voor aanmaningen onmiddellijk te controleren en, waar nodig, aan te passen. Het verlies van de incassokosten kan aanzienlijk zijn, zeker bij kleinere vorderingen waarbij de WIK-kosten een substantieel percentage van de vordering vormen.
Concrete actiepunten voor het mkb:
- Herzie de termijn: Zorg ervoor dat de 14-dagentermijn correct wordt geformuleerd (’14 dagen, te rekenen vanaf de dag nadat de brief bij de consument is bezorgd’).
- Controleer het bedrag: De brief mag alleen het uitstaande hoofdbedrag noemen.
- Duidelijke consequenties: Vermeld alleen de hoogte van de incassokosten (conform het WIK-tarief) en de rente die zullen worden gevorderd als de betaling uitblijft.
Het correct doorlopen van de buitengerechtelijke incassofase voorkomt niet alleen het risico op het verlies van incassokosten, maar versterkt ook de juridische positie in een eventuele daaropvolgende gerechtelijke procedure. Onze incasso afdeling kan vooral ondernemers uit het mkb direct bijstaan zodat er een grotere kans op het succesvol verhalen van de vordering bestaat.
